こんにちは。ザビエルです。
先日、うちのザビ子さんからこんな相談がありました。
海外の支社とスケジュールを調整をしなくてはいけない機会が結構あるんだけど、ネットで調べても自分のシチュエーションの合うものがなかなかないんだよね。
気の利いたフレーズがあったら教えて。
ちなみにザビ子さんはアシスタント職なので、日本語でのスケジュール調整はパーフェクト！
今回はザビ子さんの気になるポイントを押さえながら
スケジュール調整の際に使えるフレーズをご紹介したいと思います。
【英語でスケジュール調整】打診と相手の都合を確認する時のフレーズ
こっちからスケジュールを確認をする時は
「ミーティング（アポイント）の目的や参加者、所要時間」
を伝えたうえで打診し
「相手の都合」
を聞かなきゃいけないと私は思うんだけど
気の利いたフレーズがあったら教えてほしい。
確かに、依頼をする側はいきなり都合だけを確認するのではなく
目的等を伝えたうえで、都合を聞くのがビジネスマナーの鉄則ですね。
ミーティング（アポイント）の目的・参加者を伝える英語
I’d like to set up a meeting with project members about sales revenue.
I’d like to hold a meeting with project members about sales revenue.
（プロジェクトメンバーと売り上げについて打ち合わせを実施したい。）
※上司の依頼で調整する場合
［上司名］ has asked that we set up a meeting with project members about sales revenue.
（上司からの依頼でプロジェクトメンバーと売り上げについて打ち合わせを実施したい。）
ミーティング（アポイント）の所要時間を伝える英語
目的・参加者を伝えたら、どのぐらいの時間が欲しいのかを次のようなフレーズで伝えましょう。
相手の都合を聞く時の英語
It will take 45 minutes.
（時間は45分かかります。）
相手の都合を聞くときは
・先に相手の都合を聞く場合
（相手が上司や取引先で、こちらができる限り都合を合わせるケース。）
・曜日を絞ったり候補日時を提案し、お互いの都合をすり合わせる場合
がありますね。
「先に相手の都合を聞く」場合
Please let me know a convenient time for you.
Please let me know your availability.
（あなたのご都合の良い時間を教えてください。）
When will you be available?
What time does it work for you?
（いつが都合がいいですか？）
「候補を出してお互いの都合をすり合わせる」場合
Are you available sometime next week?
（来週のご都合はいかがですか？）
How about next Wednesday?
（次の水曜日はいかがでしょう？）
Is any of the following times suitable for you?
（次の日程の中で都合のつく時間はありますか？）
※このフレーズの後に具体的な日時を列記してください。
時差がある国の方との調整の場合は、日時を書く際にタイムゾーンも添えると親切です。
（例1）May 18th, 2:00-3:00 P.M. JST
【英語でスケジュール調整】自分の都合を伝えるフレーズ
自分のスケジュールを聞かれた際は、次のフレーズを参考に回答しましょう。
この日は都合がつきます、と伝える英語
〇〇 works for me.
（〇〇でしたら都合がつきます。）
※〇〇には曜日や日時など、スケジュールを表す表現が入ります。
例えば「April 3rd, morning works for me.」のような感じです。
I will adjust my schedule accordingly next week.
（来週ならあなたの都合に合わせますよ。）
I’m available at the following time next week.
（来週は以下の時間の都合がつきます。）
※このフレーズの後に具体的な日時を列記してください。
I’m available anytime after 2 pm next Wednesday.
（次の水曜日は14時以降でしたら都合がつきます。）
この日は都合がつきません、と伝える英語
I’m afraid my schedule is a bit tight on the day.
（申し訳ありませんが、その日は都合がつきません。）
もし、自分の都合がつかない場合は、
How about 〇〇？
のような形で新たな候補を提案してあげると親切ですね。
【英語でスケジュール調整】やむを得ず時間変更や再調整をお願いする場合
やむを得ずスケジュールの再調整が必要になった場合は、簡単に理由を添えて依頼しましょう。
都合がつかなくなった理由を伝える英語
I am sorry. My previous appointment lasted longer than expected.
（申し訳ございません。直前のアポイントが少し押してしまいました。）
I am sorry. I have to go out from 3 pm.
（申し訳ございません。午後3時から外出しなければいけなくなりました。）
I am sorry. I won’t be able to make it on the day.
（申し訳ございません。その日は急用が入り都合がつかなくなりました。）
時間変更や再調整をお願いする時の英語
Will you push back the meeting for 10 minutes?
（打ち合わせを10分遅らせていただけますでしょうか？）
Will you move up the meeting for 1 hour?
（打ち合わせを1時間早めていただけますでしょうか？）
I would like to reschedule our meeting.
（スケジュールを再調整させてください。）
Would it be possible to postpone the meeting until Thursday？
（打ち合わせを木曜日に延期させていただけないでしょうか？）
英語でスケジュールを調整する時のまとめ
スケジュールを調整する時は、英語でも日本語でも、相手の状況も考慮して進めたいですね。そのために
・打診する時は、目的・参加者・時間等を添えて依頼し、相手の都合を聞く
・自分が予定を聞かれる立場で、都合をつけられない場合は新たな候補を提案する
・時間変更や再調整をお願いする時は、理由も伝える
を意識しましょう。
そのうえで、今回はそれぞれのシチュエーションで使いやすいフレーズをお伝えしていますので、ぜひ使ってみて下さいね。
それでは今日はこの辺で。
Have a nice day!
